Zlecenie transportowe jest podstawowym dokumentem, który określa warunki realizacji transportu. Zlecenie musi zawierać wszystkie kluczowe informacje:

• adres i datę załadunku
• adres i datę rozładunku
• ilość i wagę towaru
• uzgodnioną stawkę za transport oraz termin płatności

W miejscu załadunku kierowca poza odbiorem towaru wskazanego w zleceniu otrzymuje także dokumenty przewozowe. Najczęściej jest to CMR (dla transportu krajowego i międzynarodowego) lub WZ – wydanie zewnętrzne. Ten ostatni dokument używany jest najczęściej podczas transportu krajowego.

Dane zawarte w CMR oraz WZ powinny pokrywać się z danymi ze zlecenia, ponieważ na jego podstawie firma spedycyjna organizuje auto ciężarowe lub dostawcze do jego realizacji. Szczególnie gdy stosowany jest transport drobnicowy, większa ilość towaru może okazać się niemożliwa do załadunku, ponieważ auto załadowało wcześniej inny towar i zostawiono jedynie przestrzeń ładunkową odpowiadającą danym ze zlecenia. 

Jak rozliczyć zrealizowany transport?

Zakończone usługi spedycyjne należy zafakturować. W przypadku transportu krajowego najczęściej fracht opłacany jest w PLN. Natomiast transport międzynarodowy rozliczany jest wg kursu EUR ogłaszanego przez NBP w dni robocze. Instrukcje, z którego dnia kursu NBP należy użyć do wystawienia faktury, powinny znajdować się w zleceniu transportowym. Najczęściej jest to kurs NBP wg tabeli A z dnia poprzedzającego rozładunek. Fakturę wraz z CMR lub WZ należy wysłać na adres wskazany w zleceniu, lub mailem, jeśli zleceniodawca wyraża na to zgodę.